GUIA DE GESTÃO DE PROJETOS
Apresentamos o guia para gerir projetos do início ao fim
O que é um projeto?
Para conhecer tudo sobre Gestão de Projetos, primeiro, devemos entender o que é um projeto, certo?
De acordo com os dados do PMI (Project Management Institute), 20% do Produto Interno Bruto (PIB) do mundo é investido na execução dos mais distintos tipos de projetos, neste contexto, significa que 12 trilhões de dólares de toda a riqueza mundial são gastos com o esforço de melhorar, criar ou construir algo, através da gestão de projetos.
O PMI também indica que existem mais de 400 mil profissionais certificados no mundo, no entanto, faltam pessoas qualificadas. Essa falta de bons especialistas pode colocar em risco 4,5 trilhões do PIB mundial.
Existem muitos tipos de projetos, os mais conhecidos: Projeto de pesquisa, projeto lei, projeto social, ambiental, transformação digital e projeto de sistemas da informação ou tecnologias de informação.
A definição de projeto mais adotada no mundo é aquela oferecida pelo PMI.
Em síntese, projetos são únicos. Afinal, eles precisam atingir um objetivo claro, dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que devem ser otimizados para alcançar as metas estipuladas, sem frustrar as expectativas iniciais de seus patrocinadores.
Logo, projetos não devem ter duração indeterminada ou recursos ilimitados. Eles devem atingir os resultados esperados segundo o planeamento.
Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam, a:
- Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
- Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
- Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
- Realizar uma pesquisa cujo resultado será registrado;
- Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura.
O que é a Gestão de Projetos?
A Gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planear, executar e monitorizar um projeto.
A gestão de projetos envolve uma série de aspetos derivados de cinco fundamentos:
- a inicialização;
- o planeamento;
- a execução;
- o acompanhamento/controlo :
- o encerramento.
É comum que algumas pessoas confundam “projeto”, com a sua gestão. A gestão de projetos está diretamente ligada a execução e controlo do projeto, a gestão da mudança, alterações no âmbito, etc., portanto, tem o papel de garantir a conclusão do projeto dentro dos recursos estimados ou o mais similar do que foi planeado inicialmente.
De forma resumida: A Gestão de Projetos nada mais é que o conjunto de conhecimento, técnicas, metodologias e habilidades para garantir o sucesso de um objetivo ou uma meta.
Por isso, quando falamos em “gestão”, não falamos apenas sobre chefiar e distribuir atividades aos membros da equipa de um projeto. É sobre liderar um projeto para entregar o melhor resultado possível para as partes interessadas.
Para compreender melhor essa disciplina de gestão faz, entenda qual o seu papel em uma organização.
Para que serve a gestão de projetos?
A gestão de projetos serve para que o projeto seja concluído com sucesso. Esse resultado é alcançado quando o projeto é finalizado e corresponde aos requisitos estabelecidos na etapa de planeamento do projeto. Isso quer dizer que, quando concluído, o resultado deve ser satisfatório em relação ao prazo e aos custos estabelecidos.
Vale a pena lembrar que o conceito de sucesso de um projeto transcende o atendimento e as restrições de âmbito, tempo e custo, ele também reflete a satisfação do cliente com o resultado entregue. Assim, é fácil entender que um projeto concluído com êxito não é uma tarefa tão simples e é isso que justifica a necessidade da gestão.
Cada vez mais as empresas estão a observar que não é possível viver de apostas e fundamentar a sua gestão em práticas intuitivas.
Por isso, a gestão de projetos surge como solução ao permitir que cada decisão de gestão seja realizada em práticas recomendadas por especialistas e estratégias eficazes.
Vantagens da gestão de projeto
A gestão do projeto baseia-se não só nas competências técnicas para realizar o trabalho, mas também em reunir as competências de gestão de pessoas e a relação com o cliente.
Por isso, as vantagens trazidas pela gestão do projeto precisam de atender a todos os envolvidos no processo: o gestor (responsável pelo planeamento, execução e supervisão da obra), a equipa de produção e o cliente, que aguarda que o projeto seja entregue a tempo, com custos esperados e todas as entregas es feitas.
Conheça os sete benefícios seguintes de gestão de projetos e descubra como esta funcionalidade pode ajudar o seu negócio a alcançar grandes resultados.
1. Maior controlo dos processos
Monitorizar todos os processos de um projeto é uma tarefa complexa, então que tal simplificar e otimizar esta gestão?
Este é precisamente um dos benefícios da gestão de projetos. Com ele, pode centralizar todas as etapas, recursos, prazos e envolvidos no projeto, desde o planeamento até à conclusão e entrega da obra.
Torna-se mais fácil monitorizar e controlar cada um dos processos, contribuindo para o aumento da produtividade. Melhor ainda é quando se tem, à sua disposição, um software de gestão de projetos.
Esta ferramenta é extremamente eficiente na gestão de todas as informações relacionadas. A boa notícia é que, graças à sua versatilidade, o software de gestão pode ser usado nos diferentes tipos de processos, pelo que certamente encontrará a ferramenta na medida certa para si.
2. Cumprimento do cronograma
Todos os gestores sabem que não há garantias de cumprir os prazos de um projeto, uma vez que eventos imprevistos podem sempre acontecer.
E é por isso que a gestão do projeto é tão importante, porque, com a monitorização e verificação de toda a informação disponível, é possível prever, minimizar e até evitar atrasos. Em caso afirmativo, também é possível informar o cliente com mais antecedência sobre as alterações no prazo e nos custos do projeto.
3. Monitorização da rendibilidade
Quando o gestor do projeto está ciente dos custos envolvidos em cada uma das etapas de trabalho, é possível ter um maior controlo da rentabilidade dos investimentos realizados.
Esta gestão de custos é útil para controlar despesas e negociações com fornecedores ou clientes e faz com que esteja cada vez mais consciente dos lucros que faz.
4. Riscos minimizados
Cada projeto está exposto a riscos, mas uma boa gestão contribui para a redução de possíveis perdas, uma vez que o gestor está preparado para identificá-los e minimizá-los.
Quanto maior for a quantidade de informação sobre o projeto, mais fácil será antecipar soluções preventivas e corretivas para que estes riscos não se transformem em problemas reais.
Você também pode usar a sua experiência de projetos anteriores, afinal, as lições aprendidas no passado estão entre as questões que não podem ser sobreconsideradas na gestão atual do projeto.
5. Agilidade na tomada de decisões
O tempo é dinheiro e, se for mal gerido, pode resultar em mais trabalho. A prática da gestão de projetos tem, entre os seus benefícios, a possibilidade de maior agilidade nos processos de tomada de decisão.
Com toda a informação estruturada e o levantamento do que pode correr mal no projeto, é mais fácil pensar em ações imediatas e eficazes.
Outro impacto positivo da agilidade na tomada de decisão é uma maior eficiência de gestão, o que lhe permite envolver uma maior quantidade de ações, sem perder a qualidade do serviço apresentado.
6. Maior envolvimento da equipa
Uma gestão eficiente permite-lhe deixar claro à equipa qual será o trabalho de cada membro e quanto tempo terão de realizar as atividades.
Quer melhores resultados? Aproveite a gestão do projeto para melhorar a sua relação com a equipa e melhorar o envolvimento destes profissionais em cada um dos processos.
Nunca esqueçam que são eles que colocam o planeamento em prática e é necessário que compreendam a lógica de cada um dos processos. Parte do seu trabalho como gestor de projetos é facilitar a execução de cada um dos colaboradores, incluindo no que diz respeito à gestão de pessoas.
Comunique-se abertamente com eles, partilhe informações do projeto e tente explicar o motivo de cada uma das decisões que tomar. Aproveite para otimizar também os encontros com a equipa.
Este alinhamento de informação e comunicação de cada passo de planeamento ajuda a equipa a envolver-se mais no projeto, apresentando um resultado alinhado com o que foi proposto no planeamento inicial.
Sem mencionar o resultado prático no local de trabalho, que se torna cada vez mais fácil de utilizar e colaborativo.
Além disso, quando as responsabilidades são definidas no início do planeamento do projeto, é mais fácil eliminar as chances de insucesso, pois você pode acompanhar cada uma das tarefas enquanto a equipa também está ciente da direção de foco para o cumprimento destas ações.
7. Aumento da satisfação do cliente
Um projeto entregue no tempo e sem custos adicionais é uma garantia de um cliente satisfeito e feliz!
E o cliente feliz é aquele que vai voltar a fazer negócios e que vai recomendar o seu trabalho a outros, o que mostra que uma gestão eficiente do projeto também resulta em maiores lucros para o negócio.
Para alcançar este resultado, é necessário ser capaz de gerir as expectativas dos seus clientes. Fale com eles, avalie sugestões e informe-os de como o projeto progride. Ofereça-lhes o mesmo tratamento que gostaria de receber ao procurar um produto ou serviço.